Documentation administrateur
From vtiger.com
Guide administrateur
vtiger CRM 5
Communauté vtiger Francophone
http://www.abonlinesolutions.eu
Contents |
[edit] Introduction
Ce guide utilisateur est rédigé collaborativement par la communauté vtiger. Toute utilisation de ce guide en dehors des limites fixées par la licence (CC-BY-NC-SA) est bien entendu interdite.
Ce guide s'appuie sur la version 5x de vtiger CRM, suivant les évolutions du produit, il est possible qu'il contienne des inexactitudes.
[edit] Audit trail
Pour mettre en place un audit trail sur un utilisateur en particulier, sélectionnez-en un dans la liste déroulante et cochez la case au-dessus. Vous verrez immédiatement un message s'afficher qui indique que l'audit trail a été activé ("Audit Trail Enabled").
Pour voir les données journalisées, sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur "Afficher Audit Trail". Une nouvelle fenêtre s'ouvre et affiche les données voulues.
Pour désactiver un audit trail, décochez simplement la case. Vous verrez immédiatement un message s'afficher qui indique que l'audit trail a été désactivé ("Audit Trail Disabled").
[edit] Important
Un trop grand nombre d'audit trails activés peuvent ralentir le CRM.
[edit] Le studio
Le Studio va vous permettre de personnaliser Vtiger à vos besoins. Vous pourrez dans le studio modifier toutes les listes à choix multiple de votre CRM mais également ajouter des champs dans toutes vos fiches (prospects, comptes ...)
[edit] L'éditeur de liste
L'éditeur de liste va vous permettre de personnaliser l'ensemble des listes à choix multiples de votre CRM.
[edit] Les champs personnalisés
Les champs personnalisés vous permettent de rajouter n'importe quel type de champ dans les différents modules de Vtiger. Ainsi vous pouvez ajouter des champs de saisie pour récupérer les informations dont vous avez besoin et donc personnaliser Vtiger pour qu'il se rapproche au maximum de vos besoins.
Pour ce faire rendez vous dans la partie configuration de Vtiger puis dans "champs personnalisés"
Sélectionner le module (1) pour lequel vous voulez ajouter un champ puis cliquer sur créer champ personnalisé (2)
Une nouvelle fenêtre s'ouvre vos proposant les différents types de champs disponibles (3) Une fois le type de champ sélectionné il faut attribuer une étiquette à ce champ (4). L'étiquette correspond à l'intitulé du champ qui apparaîtra dans le module. Suivant les champs il faudra également lui attribuer une longueur (nombre de caractère accepté par le champ) ou bien encore des valeurs (choix possible dans un menu déroulant par exemple).
[edit] Les collaborateurs
Les collaborateurs permettent d'identifier les personnes qui se connectent sur votre CRM. Cette identification pourra permettre d'appliquer des droits spécifiques à une personne ou à son groupe et ainsi de lui (ou leur)autoriser l'accès ou non à certaine section.
[edit] Ajouter des utilisateurs
Pour ajouter un utilisateur il faut se rendre dans l'espace de configuration du site et plus précisément dans la section "collaborateurs" (il faut pour cela posséder les droits d'administration).
Dans cette section s'affiche la liste des utilisateurs déjà existant. Dans une nouvelle installation apparait par défaut l'utilisateur admin (que vous êtes très certainement en train d'utiliser pour configurer le crm) et l'utilisateur standarduser.
Si vous voulez ajouter un utilisateur il faut cliquer sur le bouton "nouvel utilisateur" en haut à droite de la liste des utilisateurs. S'ouvre alors la fiche de l'utilisateur que vous désirez créer. Remplissez toutes les informations puis cliquez sur "sauver" en haut a droite ou en bas à droite de la fiche de votre utilisateur. Vous devez maintenant retrouver l'utilisateur que vous venez de créer dans la liste de vos collaborateurs.
[edit] Les profils
Les profils sont utilisés pour définir des privilèges permettant d'exécuter les opérations du CRM.
Les relations entre rôles, utilisateurs et profils peuvent être très élaborées. Par exemple, un utilisateur standard peut être associé à un ou plusieurs rôles, avec des noms d'utilisateur différents, de même qu'un rôle peut avoir un ou plusieurs utilisateurs affectés. Les rôles peuvent être créés pour diverses fonctions dans votre organisation. Par exemple, un rôle peut inclure un représentant commercial ou un vendeur dans une société. Les profils associés à un rôle limitent les membres de ce rôle à un ensemble d'actions spécifiées. Par exemple, dans le cas de la vente, le rôle d'un représentant pourra inclure les opérations de création, édition et suppression de comptes de sociétés ; le rôle du vendeur pourra se limiter à la lecture des informations d'un certain commercial, alors que le chef des ventes pourra voir les informations de tous les commerciaux.
Associer des profils et des rôles peut s'accorder naturellement aux règles de l'entreprise. Une fois encore, un vendeur peut être limité à l'ajout de nouvelles entrées dans l'historique d'un client, plutôt que de pouvoir le modifier totalement.
Les privilèges d'accès fondés sur les profils sont définis par l'administrateur du CRM, lors de sa configuration. Voici les différents types de privilèges disponibles :
- permission d'utiliser certains modules du CRM ;
- permission de lire les données dans certains modules ;
- permission de modifier les données dans certains modules ;
- permission de supprimer les données dans certains modules ;
- permission d'importer des données dans certains modules ;
Un utilisateur peut effectuer une opération uniquement s'il dispose des privilèges appropriés.
[edit] Important :
Veuillez noter ces règles générales :
- les privilèges spéciaux outrepassent les privilèges normaux ;
- les interdictions outrepassent les autorisations.
[edit] Les rôles
Les rôles ressemblent en quelque sorte à votre organigramme. Ils permettent d'attacher des profils en fonction des rôles de chacun. Un rôle peut avoir plusieurs profils.
La gestion des rôles est primordiale pour l'utilisation de Vtiger. En effet c'est grâce à une bonne organisation de vos rôles que vous allez donner le droit à certaines personnes de superviser le travail d'autres personnes dans Vtiger.
Dans cet exemple, chaque personne placée au dessus peut voir le travail de ceux placés en dessous. En conséquence, dans cet exemple, une personne ayant pour rôle "vice président" peut voir ce qu'une personne ayant pour rôle "sales manager" à rempli dans le Vtiger mais également ce qu'une personne ayant pour rôle "sales man" a pu remplir. Par contre la personne ayant pour rôle "vice président" ne peut pas voir ce qu'une personne ayant pour rôle "C.E.O" a pu remplir.
[edit] Les équipes
Les équipes regroupent plusieurs collaborateurs. Elles vous seront utiles pour attribuer des activités, comptes, contact ... à plusieurs collaborateurs de la même équipe en même temps.
Pour créer une équipe, rendez-vous dans l'espace de configuration puis dans "équipes". Vous verrez apparaître la liste des équipes déjà existantes. Grâce au bouton "nouvelle équipe" situé en haut à droite, vous pourrez en ajouter une. Dans la page qui apparaît lorsque vous voulez ajouter une équipe, vous pouvez donner un nom à votre équipe et y ajouter des collaborateurs.
Gardez à l'esprit qu'ensuite, lorsque vous assignerez quelque chose à cette équipe, cela sera assigné à tous les membres de l'équipe.
[edit] Les droits d'accès et privilèges
[edit] Les journaux
Les journaux permettent de suivre les connexions de vos collaborateurs. Ainsi vous retrouvez la date et l'heure de connexion, de déconnexion et l'adresse ip de provenance